Política de tratamiento de datos personales de HOME CAPITAL COLOMBIA S.A.S.

HOME CAPITAL COLOMBIA S.A.S. identificada con NIT. 901.211.179-3, con domicilio principal en la ciudad de Medellín, dando cumplimiento de las normas contenidas en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás normas que las modifiquen, sustituyan o adicionen, por las cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, en vista de su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales de conformidad con la aludida normatividad, se permite dar a conocer la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”) en la cual se establece la forma en que es tratada la información personal de los Titulares de datos personales o de terceros.

1. Definiciones

De acuerdo con los conceptos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2103, para efectos de la presente Política los términos que a continuación se definen tendrán el siguiente sentido:

1. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de Tratamiento de datos personales que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

2. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

3. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento, los cuales pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo o papelería física, ya sean propios o contratados con terceros, localizados en el territorio nacional o en distintos países

4. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

5. Dato Personal Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

6. Dato Personal Semiprivado: Aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

7. Dato Personal Privado: Aquel que se encuentra en el ámbito privado del Titular y al que puede accederse únicamente con su autorización o por orden de autoridad competente, como lo es, por ejemplo, la información almacenada en documentos privados.

8. Dato Personal Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

9. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

10. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de la presente Política, se relacionan los datos del Responsable del Tratamiento:

11. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

12. Transferencia: La transferencia de datos personales tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

13. Transmisión: La transmisión de datos tiene lugar cuando el Responsable del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que actúa como Encargado del tratamiento por cuenta del Responsable.

14. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, procesamiento, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2. Objetivo

La Política de Tratamiento de Datos Personales de Home Capital Colombia S.A.S. tiene como objetivo suministrar la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés que requieran tramitar solicitudes de búsqueda de inmueble para vivienda o inversión o solicitudes de oferta de compraventa de inmueble, a través de la plataforma tecnológica, respecto a los lineamientos que sigue la compañía para la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento como consecuencia de los servicios ofrecidos por HOME CAPITAL COLOMBIA. De esta forma, se garantiza el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y decretos reglamentarios, asegurando la existencia de políticas y procedimientos para el respeto de los derechos de los Titulares de la información.

3. Alcance

La Política de Tratamiento de Datos Personales de Home Capital Colombia S.A.S. es aplicable a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por HOME CAPITAL COLOMBIA, considerado como Responsable y/o Encargado del tratamiento de los datos personales.

El literal f del artículo 2° de la Ley 1581 de 2012, establece como excepción de la aplicación del régimen de protección de datos personales, las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993. Sin embargo, el parágrafo del mismo artículo señala que los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas. Por lo tanto, el alcance de la presente política debe considerar estas precisiones normativas.

4. Tratamiento de datos sensibles

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

4.1. Autorización especial para el tratamiento de datos personales sensibles

HOME CAPITAL COLOMBIA informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos los Titulares de la información, que en virtud de la Ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias, estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles.

HOME CAPITAL COLOMBIA implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. El tratamiento de datos sensibles biométricos que llegare a efectuarse, tiene como finalidad la identificación y autenticación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los servicios.

5. Principios

En desarrollo de la Ley 1581 de 2012, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

  • Principio De Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
  • Principio De Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio De Veracidad O Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio De Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio De Acceso Y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas por la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
  • Principio De Seguridad: La información personal sujeta a tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio De Confidencialidad: La información personal será tratada con reserva, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley o por el Titular.

6. Obligaciones

La presente política es de obligatorio y estricto cumplimiento para HOME CAPITAL COLOMBIA.

7. Finalidad con la que se efectua la recolección de datos personales y tratamiento de los mismos

HOME CAPITAL COLOMBIA como parte de la prestación de sus servicios, en particular de compra y venta de inmuebles a través de su plataforma tecnológica, realiza la recolección, almacenamiento, procesamiento, análisis, circulación y uso de datos personales con las siguientes finalidades:

  1. Realizar la correcta prestación de sus servicios, en el desarrollo de su objeto social, lo anterior implica la administración de las relaciones contractuales y extracontractuales, así como aquellas donde actúa como socio, contratante o contratista.
  2. Dar trámite a las solicitudes de búsqueda de inmueble para vivienda o inversión o a las solicitudes de oferta para compraventa de inmueble.
  3. Realizar actividades de prospección, segmentación y conocimiento de clientes con fines de comercialización y mercadeo.
  4. Realizar contacto o enviar comunicaciones con información considerada de interés relacionada con los servicios de HOME CAPITAL COLOMBIA y/o de terceros con los que se tengan relaciones comerciales o alianzas, con fines comerciales y de mercadeo, a través de correos electrónicos, mensajes de texto (SMS/MMS), mensajes de datos, herramientas de mensajería instantánea, comunicación telefónica y/o por cualquier otro medio de contacto conocido o por conocer.
  5. Realizar procesos de conocimiento y validación de los potenciales clientes o actualización de información en fuentes públicas y privadas.
  6. Consultar Centrales de bases de datos u Operadores de Información y Riesgo, o cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos e informes de la capacidad y el comportamiento crediticio.
  7. Reportar a las Centrales de bases de datos u Operadores de Información y Riesgo el comportamiento (presente, pasado y futuro) de los clientes en la atención de sus obligaciones, y en especial el nacimiento, modificación, o extinción de las obligaciones.
  8. Enviar al correo físico, electrónico, a las redes sociales o dispositivo móvil, vía mensajes de texto o a través de cualquier otro medio de comunicación existente o que llegare a existir, información institucional, publicitaria o comercial sobre los servicios de HOME CAPITAL COLOMBIA y/o de terceros con los que se tengan relaciones comerciales o alianzas.
  9. Efectuar estudios, investigaciones e informes de mercado, financieros, estadísticos y de riesgo, entre otros.
  10. Evaluar la calidad de los servicios o productos suministrados.
  11. Compartir la información con los proveedores de HOME CAPITAL COLOMBIA en su calidad de Encargados del Tratamiento, ubicados en el país o en el exterior, para la ejecución de las finalidades acá mencionadas.
  12. Compartir la información con terceros aliados para el ofrecimiento de productos, servicios, beneficios, ubicados en el país o en el exterior; o con terceros que hagan parte del grupo empresarial de HOME CAPITAL COLOMBIA, esto es, a compañías matrices, filiales o subsidiarias.
  13. Dar cumplimiento a las finalidades establecidas en la respectiva autorización de tratamiento de datos personales otorgada por el Titular, según sea el caso.
  14. Atender requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones.
  15. Conservar la información con fines de control, históricos y estadísticos.
  16. Prevenir y/o controlar el fraude o suplantación de identidad así como realizar la validación de identidad del Titular.
  17. Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales que le asisten a HOME CAPITAL COLOMBIA.

PARÁGRAFO: El Tratamiento de los Datos personales será llevado a cabo y estará vigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos personales.

8. Deberes que le asisten al titular de la información

El Titular de los Datos Personales tendrá el deber de mantener actualizada su información ante HOME CAPITAL COLOMBIA y garantizar, en todo momento, la veracidad de la misma. HOME CAPITAL COLOMBIA no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información suministrada por el Titular.

9. Deberes de HOME CAPITAL COLOMBIA

En virtud de la presente Política de tratamiento de datos personales son deberes de HOME CAPITAL COLOMBIA los siguientes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  4. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  5. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que sean necesarias para dar cumplimiento a las finalidades informadas en esta Política de Tratamiento de datos personales y en la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  6. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  7. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  8. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, incluyendo aquella que es compartida con Encargados del Tratamiento o terceros, de acuerdo con las finales establecidas en esta Política de Tratamiento de datos personales y la autorización otorgada por el Titular.
  9. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares.
  11. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  12. Exigir a los Encargados del Tratamiento en todo momento el cumplimiento de la Política de Tratamiento de datos personales y el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información personal.

10. Derechos que le asisten al titular de la información

El Titular de los datos personales puede ejercer los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a HOME CAPITAL COLOMBIA en su condición de Responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a HOME CAPITAL COLOMBIA para el tratamiento de los datos personales, en su condición de Responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe ésta como requisito para el tratamiento de acuerdo con la ley.
  3. Ser informado por HOME CAPITAL COLOMBIA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, esto siempre y cuando no se mantenga una relación contractual vigente con HOME CAPITAL COLOMBIA.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte del Responsable.

PARÁGRAFO: Eventos en los cuales no es necesaria la autorización del titular de los datos personales.

La autorización del Titular de la información no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

11. Legitimación para el ejercicio del derecho del titular de la información

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

  1. Por el Titular, quien deberá́ acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de HOME CAPITAL COLOMBIA.
  2. Por los causahabientes del Titular (en los casos que este falte por muerte o incapacidad), quienes deberán acreditar tal calidad a través de documento idóneo, por ejemplo, el Registro Civil de Nacimiento, Matrimonio.
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o poder correspondiente.
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

12. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

HOME CAPITAL COLOMBIA ha designado como responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la compañía al área de Servicio Al Cliente, quien estará disponible para la atención de peticiones, consultas y reclamos por parte de los Titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales

Así mismo, el área de Servicio al Cliente o el área Jurídica absolverá cualquier duda o inquietud que cualquiera de nuestros funcionarios tenga, a través del correo electrónico o dirección que se relaciona en el numeral siguiente de la presente Política.

13. Procedimientos de consulta y reclamación

El Titular podrá presentar consultas y reclamaciones ante HOME CAPITAL COLOMBIA, previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad de su representante. La comunicación deberá remitirse por escrito a cualquiera de las direcciones informadas a continuación y contener todos los datos necesarios para garantizar la oportuna y efectiva respuesta, acompañada de una descripción precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular o su representante busca ejercer alguno de sus derechos:

  1. El correo electrónico asesor4@homecapital.com.co.
  2. La dirección física Cra 43A No.18 Sur - 174 Mall La Frontera, Local 201 en Medellín, Antioquia

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho termino se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si la consulta o reclamo presentado por el Titular o su representante se encuentra incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá́que ha desistido de la consulta o reclamo.

Si por alguna circunstancia HOME CAPITAL COLOMBIA recibe una consulta o reclamo sobre información personal de cuyo tratamiento no es Responsable, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibida la consulta o reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene HOME CAPITAL COLOMBIA una leyenda de “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

13.1. Requisitos mínimos para el ejercicio del derecho de habeas data

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, HOME CAPITAL COLOMBIA informa a los Titulares de la información los requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos, radicación y atención de consultas y reclamos, para lo cual se solicita suministrar la siguiente información:

  1. Nombre completo y apellidos
  2. Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
  3. Medios para recibir respuesta a su solicitud
  4. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar a la consulta o reclamo, con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
  5. Firma (si aplica)
  6. Número de identificación

14. Supresión de datos

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a HOME CAPITAL COLOMBIA la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

c) No exista deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Esta supresión implica la eliminación de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en las bases de datos de HOME CAPITAL COLOMBIA.

HOME CAPITAL COLOMBIA no procederá con la supresión de la información personal o la revocatoria de la autorización cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

El derecho de supresión, cancelación o eliminación no es absoluto, HOME CAPITAL COLOMBIA puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de los datos personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, HOME CAPITAL COLOMBIA realizará operativamente la supresión utilizando los mecanismos o herramientas tecnológicas adecuadas para garantizar que esta se mantenga anonimizada con fines históricos o estadísticos.

15. Medidas de seguridad para la protección de los datos personales

HOME CAPITAL COLOMBIA adoptará las medidas técnicas de seguridad que sean necesarias para otorgar o garantizar seguridad a las bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad. Sin embargo, HOME CAPITAL COLOMBIA no responderá en caso de presentarse una violación a sus sistemas de seguridad cuando medie fuerza mayor o caso fortuito.

16. Modificación de la política

HOME CAPITAL COLOMBIA podrá modificar o enmendar esta Política de forma discrecional. Cuando se realicen modificaciones o cambios sustanciales a ésta, se actualizará la fecha de la misma, esa modificación o enmienda será efectiva a partir de la fecha de actualización y se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web www.homecapital.com.co.

Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de Home Capital Colombia S.A.S. rige a partir de su publicación, esto es el 15 de octubre de 2021.

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el Titular de la información personal y siempre que exista un deber legal de conservarlos.

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